대조 기준이 되는 자료의 승인 상태
AI 답변과 맞댈 병원 자료는 원장이나 원장이 정한 책임자가 승인한 자료여야 하고, 그 가운데서도 승인 이력으로 지금 효력이 있는 판을 기준으로 삼습니다. 초안과 내부 참고 자료는 아무리 자세해도 대조 기준이 아닙니다. 승인되지 않은 자료를 기준으로 AI 답변을 맞다 틀리다 판정하면, 병원이 아직 정하지 않은 내용으로 답변을 재게 됩니다.
병원 안에는 같은 정보가 여러 상태로 돌아다닙니다. 다음 달부터 바꿀 진료 시간표의 초안, 접수 직원끼리 돌려 보는 응대 메모, 원장이 승인했지만 아직 홈페이지에 올리지 않은 새 의료진 소개, 홈페이지에 올라가 있는 진료 안내가 그렇습니다. 진단 담당이 가장 쉽게 얻는 자료가 가장 믿을 만한 자료는 아니어서, 자료를 받을 때마다 승인 상태부터 가려야 합니다.
승인 상태가 다른 자료가 서로 어긋날 때가 문제입니다. 홈페이지에는 평일 저녁 7시까지라고 되어 있고 접수 메모에는 6시 30분에 마감한다고 되어 있다면, 어느 쪽이 병원의 공식 값인지는 승인 이력으로만 가릴 수 있습니다. 진단 담당이 더 최근 자료나 더 자세한 자료를 골라 기준으로 삼지 않습니다.
병원 자료의 네 가지 승인 상태
| 승인 상태 | 기준 | 대조에서의 쓰임 |
|---|---|---|
| 게시 승인 자료 | 승인 이력이 있고 병원 채널에 공개됨 | 대조 기준으로 씀 |
| 내부 승인 자료 | 승인 이력이 있으나 아직 공개되지 않음 | 효력일이 지났으면 대조 기준으로 쓰고, 공개되지 않았다는 사실을 함께 기록 |
| 내부 참고 자료 | 승인 이력 없이 직원이 쓰는 메모나 안내문 | 대조 기준으로 쓰지 않고 단서로만 씀 |
| 초안 | 아직 승인을 받지 않은 작성 중인 자료 | 대조에 쓰지 않음 |
둘째 줄의 내부 승인 자료는 주의해서 씁니다. 승인된 값이 공개되지 않았다면, 그 값과 다른 AI 답변은 병원이 공개한 옛 값을 전한 것일 수 있습니다. 이때 답변은 승인 값과 어긋나지만, 고칠 곳은 답변이 아니라 아직 새 값을 올리지 않은 병원 채널입니다.
넷째 줄의 초안은 승인될 내용과 달라질 수 있어 대조에 쓰지 않습니다. 초안의 값과 같은 답변이 나왔더라도 맞는 답변으로 판정하지 않고, 초안이 병원 밖에 알려진 경위가 있는지를 실장에게 묻습니다. 승인 전의 내용이 답변에 나왔다면 그 자체가 따로 다룰 일입니다.
셋째 줄의 단서란 확인을 요청할 거리라는 뜻입니다. 접수 메모가 게시 승인 자료와 다르다면, 진단 담당은 메모를 기준으로 삼지 않고 그 차이를 실장에게 알려 어느 쪽이 맞는지 승인을 받아 달라고 요청합니다.
대조 기준 자료를 정하는 다섯 단계
- 진단 담당이 대조에 쓸 병원 자료를 모으고, 자료마다 판 번호나 작성한 날짜를 씁니다.
- 실장이 자료마다 승인 이력을 아래 표의 칸대로 채워 진단 담당에게 건넵니다.
- 진단 담당이 자료마다 앞의 표에 있는 네 승인 상태 가운데 하나를 매깁니다.
- 게시 승인 자료와 내부 승인 자료가 같은 항목에서 어긋나면, 진단 담당이 효력일이 지난 가장 최근 승인 판을 기준으로 삼고 그 차이를 실장에게 알립니다.
- 진단 담당이 기준으로 정한 자료의 이름과 판, 승인 날짜를 진단표 머리에 밝힙니다.
넷째 단계의 차이는 그 자체가 진단 결과입니다. 승인된 새 값이 병원 채널에 올라가지 않았다는 뜻이므로, AI 답변을 판정하기 전에 병원 채널의 갱신 공백으로 먼저 기록합니다.
다섯째 단계에서 기준 자료를 머리에 밝히는 까닭은 같은 답변이라도 기준 판이 다르면 판정이 달라지기 때문입니다. 지난 진단은 이전 판으로, 이번 진단은 새 판으로 판정했다면 두 진단의 차이가 답변의 변화인지 기준의 변화인지를 머리 글로 가릴 수 있어야 합니다.
둘째 단계에서 승인 이력이 없다고 돌아온 자료는 내부 참고 자료나 초안으로 매깁니다. 내용이 맞아 보여도 승인 이력이 없으면 기준이 될 수 없고, 그 자료가 꼭 필요하다면 원장의 승인을 받은 뒤에 승인 상태를 다시 매깁니다.
승인 이력의 네 칸
| 칸 | 담는 것 |
|---|---|
| 승인한 사람 | 원장 또는 원장이 그 항목의 승인을 맡긴 책임자 |
| 승인한 날 | 그 판을 승인한 날짜 |
| 효력일 | 그 판의 내용이 실제로 적용되기 시작하는 날 |
| 공개 여부 | 병원 채널에 올렸는지와 올린 날짜 |
승인한 날과 효력일을 나눠 쓰는 까닭은 미리 승인해 두는 변경이 있기 때문입니다. 다음 달 진료 시간을 이달에 승인했다면, 효력일 전까지는 이전 판이 대조 기준입니다.
네 칸 가운데 하나라도 비어 있으면 그 자료는 승인 상태를 매기기 전에 실장에게 되돌립니다. 승인한 사람이 빈 자료를 게시되어 있다는 이유만으로 게시 승인 자료로 매기지 않습니다. 오래전에 올린 페이지일수록 누가 승인했는지 남아 있지 않은 경우가 있어, 게시되어 있다는 사실과 승인되었다는 사실을 따로 가립니다.
자료의 승인 상태를 지키는 역할 나눔
대조 기준이 흔들리는 일은 누가 자료의 상태를 정하는지가 흐릴 때 생깁니다. 네 사람이 맡을 일을 나누고, 자료가 손을 옮길 때마다 상태가 함께 넘어가게 합니다.
원장은 승인을 맡습니다. 진료 시간, 비용, 의료진 정보처럼 환자의 결정에 닿는 항목은 원장이 직접 승인하고, 주차 안내 같은 항목은 승인을 맡길 책임자를 정합니다. 누가 어떤 항목을 승인할 수 있는지를 한 장으로 남기면, 승인 이력의 첫째 칸을 가릴 기준이 됩니다.
실장은 승인 이력을 맡습니다. 자료가 승인될 때마다 네 칸을 채우고, 새 판이 승인되면 이전 판에 효력이 끝난 날을 씁니다. 진단 담당이 자료를 요청하면 자료와 함께 승인 이력을 건넵니다. 자료만 건네고 이력을 빼면 진단 담당은 그 자료를 기준으로 쓸 수 없어, 같은 요청이 실장과 진단 담당 사이를 한 번 더 오가게 됩니다. 이력은 자료와 같은 파일이나 같은 폴더에 남겨, 자료를 받은 사람이 이력을 따로 찾지 않게 합니다.
접수 담당을 비롯한 직원은 내부 참고 자료를 쓰는 사람입니다. 응대 메모를 고칠 때는 게시 승인 자료와 다른 내용을 넣지 않고, 현장에서 실제로 다르게 운영하는 것이 있으면 메모에만 쓰지 않고 실장에게 알려 승인을 받습니다. 현장의 운영과 승인 자료가 다른 채로 남으면, 맞는 답변이 환자에게는 틀린 안내가 됩니다.
진단 담당은 상태를 매기고 기준을 밝히는 일을 맡습니다. 받은 자료에 승인 상태를 매기고, 기준으로 삼은 자료를 진단표 머리에 쓰며, 어긋난 자료를 찾으면 스스로 정하지 않고 실장에게 되묻습니다.
네 역할 가운데 틈이 생길 수 있는 곳은 승인과 승인 이력 사이입니다. 원장이 승인했는데 실장이 이력에 옮기지 않으면, 그 자료는 진단에서 내부 참고 자료로 매겨져 기준이 되지 못합니다. 승인한 날 바로 네 칸을 채우는 것을 원칙으로 정하면 이 틈이 줄어듭니다.
진단 담당이 바뀔 때는 기준 자료의 목록과 판, 승인 이력, 어긋나서 되물은 항목과 그 답을 한 묶음으로 넘깁니다. 받은 사람은 그 사이 새 판이 승인되었는지를 실장에게 먼저 묻고 시작합니다.
병원 자료 승인 상태 자주 묻는 질문
승인 이력을 남기지 않아 온 병원은 어디서부터 시작하나요?
지금 병원 채널에 올라가 있는 자료를 원장이 한 번 읽고 승인하는 것으로 시작합니다. 그날을 승인한 날로 쓰고, 그 뒤의 변경부터 네 칸을 채웁니다. 승인 전의 진단은 기준이 정해지지 않았다는 사실을 진단표 머리에 밝힙니다.
대행사가 만든 병원 사실표도 대조 기준으로 쓸 수 있나요?
원장이 승인했다면 쓸 수 있습니다. 대행사가 정리했다는 사실만으로는 승인 자료가 아니므로, 승인 이력의 네 칸이 채워진 판만 기준으로 삼습니다. 대행사가 사실표를 고쳤다면 고친 판도 다시 승인을 받아야 하고, 승인 전의 고친 판은 초안입니다.
원장이 말로 승인한 내용은 어떻게 다루나요?
말로 받은 승인은 실장이 날짜와 내용을 승인 이력에 옮겨 쓴 뒤에 승인 자료가 됩니다. 옮겨 쓰기 전에는 내부 참고 자료로 매기고, 그 내용으로 답변을 판정하지 않습니다. 말로 한 승인은 시간이 지나면 누가 무엇을 승인했는지 흐려지므로, 들은 날 바로 옮겨 쓰는 것을 원칙으로 합니다.
게시된 자료가 서로 다르면 어느 쪽을 기준으로 삼나요?
둘 다 게시 승인 자료라면 승인한 날과 효력일이 더 최근인 판이 기준입니다. 어느 쪽의 승인 이력도 가릴 수 없다면 기준을 정하지 않고 원장에게 공식 값을 정해 달라고 요청합니다. 원장이 정하기 전까지 그 항목의 답변은 원문과 날짜만 저장합니다.
의료진이 직접 쓴 경력 자료도 승인이 필요한가요?
필요합니다. 본인이 쓴 경력이라도 병원이 공개하는 정보로 쓰려면 원장의 승인 이력이 있어야 하고, 승인 전에는 내부 참고 자료입니다.
기준 자료를 정한 뒤
대조 기준이 정해지면 그 기준과 맞댈 AI 답변을 받을 차례입니다. 병원이 답변에 어떻게 나오는지를 질문을 정해 묻고 원문으로 저장한 자료는, 작업이 AI 검색 노출로 이어졌는지 확인하는 법을 다루는 AI 검색 성과 확인과 연결해 판단할 근거로 씁니다.
승인 상태를 매긴 결과 기준으로 삼을 자료가 없는 항목도 나올 수 있습니다. 이런 항목은 답변을 판정하지 않고 기준이 될 승인 자료가 없다는 사실을 진단표에 밝힌 뒤, 원장에게 승인 자료를 만들어 달라고 요청합니다. 기준 없이 판정한 결과를 진단표에 섞지 않습니다.
기준 자료는 한 번 정하고 끝나지 않습니다. 새 판이 승인될 때마다 진단표 머리의 기준 자료를 고치고, 고친 날 앞의 판정과 뒤의 판정을 섞어 견주지 않습니다.